EPG | CnB (Contract and Billing) est la solution complète pour la gestion numérique des contrats et de la facturation dans le domaine des services logistiques. De la conception des contrats et de l’enregistrement continu des prestations à l’affectation des contrats et à la facturation automatique : l’outil fournit des modules performants pour toutes les étapes de travail et de processus. Les avantages décisifs : EPG | CnB veille à ce que toutes les prestations fournies dans le cadre des contrats négociés soient facturées rapidement et intégralement au prix convenu. EPG | CnB documente également les prestations dépassant les termes du contrat initial et les facture de manière fiable. Les factures sont ensuite vérifiées par le client dans le portail web du client, ce qui permet de gagner du temps. L’enregistrement fastidieux de chargements/déchargements ultérieurs ou d’annulations est donc une chose du passé. Le processus de vérification est considérablement raccourci et les factures sont payées plus rapidement.
Que ce soit dans la logistique de stockage, la gestion des transports, le fret aérien ou le transport ferroviaire, les prestataires de services logistiques fournissent chaque jour un large éventail de services à leurs clients. Cette coopération repose sur des contrats qui contiennent les prestations spécifiquement convenues, y compris les conditions de facturation, créant une véritable jungle d’informations et d’accords individuels. Des erreurs peuvent facilement survenir. Souvent, cependant, les prestations qui vont au-delà des accords contractuels ne sont pas documentées du tout et ne sont donc pas facturées rétroactivement. Il en résulte des corrections de factures fastidieuses et, souvent, des pertes monétaires importantes pour les prestataires de services logistiques.
Gestion intelligente des contrats : création de contrats numériques
EPG | CnB numérise et organise la gestion des contrats, y compris les conditions convenues et les catalogues de prestations. Cela inclut également la création de contrats individuels avec les clients et les fournisseurs, quel que soit le degré de détail. EPG | CnB dispose d’un gestionnaire intégré de modèles de contrats. Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement créer leurs propres modèles individuels lors de la création de contrats. Des prestations supplémentaires peuvent également être documentées et sauvegardées en tant que pièce jointe au contrat principal. Sur la base des accords conclus avec le client, le logiciel insère automatiquement les informations correspondantes au bon endroit dans le document. En outre, EPG | CnB prend également en charge la gestion des versions, y compris le suivi des changements, et représente un processus de validation interne. Un groupe défini de destinataires reçoit donc le contrat à l’avance par lien électronique pour qu’il soit examiné avant d’être envoyé au client. Le risque d’erreurs est minimisé dès le départ.
Saisie des prestations de la chaîne d’approvisionnement globale et facturation automatisée
EPG | CnB enregistre toutes les prestations fournies dans tous les domaines de la chaîne d’approvisionnement. Il s’agit notamment des activités liées à l’entreposage, telles que l’entrée des marchandises, les transferts de stock ou la préparation des commandes, ainsi que des services des secteurs routier, ferroviaire, maritime et aérien, tels que le déchargement des conteneurs ou les péages. Ces données sont transmises au logiciel ou bien elles sont simplement enregistrées directement sur place à l’aide de l’application mobile. EPG | CnB se charge ensuite de la reconnaissance et de l’attribution entièrement automatiques de la prestation aux conditions contractuelles correspondantes. Le tout se base sur un ensemble de règles commerciales, qui comprend des clauses d’indexation des prix pour les ajustements automatiques des prix et la gestion des devises étrangères. La facture est ensuite générée numériquement et automatiquement. Dans ce contexte, EPG | CnB soutient également les opérations de facturation automatisées. Les factures générées peuvent être imprimées ou envoyées automatiquement au client par e-mail. Ce dernier peut alors facilement procéder à la vérification de la facture dans le portail web. Cela permet aux entreprises de réduire considérablement le nombre de réclamations et de demandes des clients et de créer plus de transparence tout au long du processus. En utilisant EPG | CnB, les clients réduisent la complexité de leur système ERP, puisque les ajustements de processus complexes et coûteux ne sont plus nécessaires.
