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Durch transparente Personaleinsatzplanung Potenziale entfalten.

Eine effiziente Personaleinsatzplanung ist in der Logistik unverzichtbar, um die seit Jahren komplexer werdenden Anforderungen unter dem Gesichtspunkt des stetig steigenden Kostendrucks meistern zu können. Vor diesem Hintergrund rückt eine bedarfsorientierte Personalplanung immer mehr in den Fokus. Gerade in oftmals noch personalintensiven Bereichen wie der Lagerlogistik steigt die Nachfrage nach softwaregestützten Lösungen zur bedarfsorientierten Planung, Steuerung und Optimierung des Personaleinsatzes. So auch bei der Fressnapf-Gruppe: Um die Personalressourcen von 15 Abteilungen in drei Logistikzentren möglichst effizient einzusetzen, testet der europäische Marktführer für Tiernahrung und -zubehör die Workforce-Management-Software LFS.wfm der EPG.

Fressnapf setzt auf Workforce-Management-Software der EPG

Die Personaleinsatzplanung – speziell im heutigen Logistik-4.0-Zeitalter – wird immer anspruchsvoller: Logistiker müssen immer komplexere Liefervorgaben einhalten und mit dem zur Verfügung stehenden Personal schnell auf Veränderungen der Rahmenbedingungen reagieren können. Das bedeutet: Die richtigen Mitarbeiter mit den notwendigen Qualifikationen sollten zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Um eine gute Reaktionsfähigkeit und eine hohe Planungssicherheit zu erreichen, sollte der Einsatz des Personals daher vorab genaustens geplant werden. Darüber hinaus sollte die Möglichkeit bestehen, auch kurzfristig auf die Entwicklungen im Tagesgeschäft zu reagieren. Dazu braucht es einen langfristigen Forecast von Mengen und Aufträgen, die in einem Lager zu bearbeiten sind, und kurzfristige Bedarfsschwankungen müssen erkennbar sein. Für eine ziel- und ergebnisorientierte Bearbeitung der Bedarfe sollte der Personalplaner darüber hinaus wissen, welche Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten und Qualifikationen wann verfügbar sind. Im Rahmen der Kapazitätsplanung können diese Faktoren dann möglichst effizient abgestimmt werden. Gleichzeitig werden Abweichungen zwischen beiden Faktoren sichtbar und eine Regulierung wird dem Personalplaner bei der langfristigen, aber vor allem auch bei der operativen Planung ermöglicht. 

Goodbye, intransparente Personalplanung

Mit der manuellen, abteilungsbezogenen Personaleinsatzplanung, beispielsweise per Excel, lässt sich dabei mit einem akzeptablen Zeiteinsatz kein ideales Ergebnis erreichen. Zwar können Bedarfsschwankungen durchaus frühzeitig erkannt und festgehalten werden, allerdings müssen Veränderungen aus dem Tagesgeschäft manuell angepasst werden. Darüber hinaus sind Aussagen zu einer möglichst optimalen Personalallokation per Excel nicht möglich, da keine vollständige Transparenz bezüglich der team- oder abteilungsübergreifenden Auslastung aller Logistikmitarbeiter besteht. Hierfür bedarf es einer Workforce-Management(WFM-)Lösung, die an die operativen Systeme im Unternehmen gekoppelt ist und stetig mit aktuellen Informationen gefüttert wird. Logistiker, die bereits heute auf eine solche WFM-Lösung zurückgreifen, erkennen in Echtzeit Diskrepanzen zwischen Forecast und Ist-Zustand und können so personalbezogene Anpassungen in der Planung, aber auch im Tagesgeschäft vornehmen. WFM-Softwarelösungen, die an operative Softwaresysteme wie beispielsweise ein Warehouse-Management-System gekoppelt sind, unterstützen Personalplaner zusätzlich, indem sie automatisch die erforderlichen Prozessschritte je Auftrag erkennen. Hierüber wird eine stets aktuelle Transparenz bezüglich der notwendigen Personaleinteilung im Tagesgeschäft unter dem wesentlichen Gesichtspunkt des Einsatzes der richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort geschaffen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Planung – beispielsweise über Apps. Mit Blick auf den zunehmenden Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte sollte das WFM Vorteile für die Mitarbeiter bieten, wie etwa die Möglichkeit, Wünsche hinsichtlich der Dienstplanung zu kommunizieren. Das kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und zu einer stärkeren Bindung ans Unternehmen beitragen. Neben diesen Optionen der Mitarbeiterbeteiligung wird es bei WFM-Software in Zukunft auch darum gehen, die Genauigkeit der Forecasts sukzessive zu erhöhen und die Planungsgrundlage immer verlässlicher zu gestalten. Hier kommt früher oder später künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz, um historische Daten in den einzelnen Aufträgen zu analysieren. Dadurch lassen sich zukünftige Bedarfe bei der mittel- und langfristigen Planung genauer prognostizieren.

Integrierte Lösungen im Lagerverwaltungssystem bieten Vorteile

Um als Unternehmen eine WFM-Software optimal nutzen zu können, muss die Software über eine gute Integrationsfähigkeit verfügen, damit der Zugriff auf die Prozessinformationen aus dem Lagerverwaltungssystem möglich ist.  Daher bietet es sich an, in diesem Bereich auf die Expertise eines WMS-Spezialisten wie der Ehrhardt + Partner Gruppe zu setzen. Die Kernkompetenzen aus dem Bereich der Lagerlogistik sowie die Kenntnis und Erfahrung über die spezifischen hohen Anforderungen aus diesem Bereich können so ideal in die Umsetzung eines Workforcemanagements in der Logistik fließen. Genau daran hapert es häufig bei Anbietern reiner Stand-alone-Lösungen im Bereich WFM. Die Folge: Zeitverluste bei dem dadurch notwendigen Know-how-Transfer zwischen Kunde und Anbieter, projektspezifischer Aufbau komplexer Schnittstellen zwischen den relevanten Softwaresystemen sowie die damit verbundenen Projektrisiken. Dadurch entstehen erhöhte Projektaufwände.

Logistikunternehmen, die ihre Personaleinsatzplanung schnell und unkompliziert optimieren wollen, sollten auf eine WFM-Software setzen, die in ein LVS integriert ist. Am besten eignen sich Lösungen vom LVS-Anbieter selbst, der mit seiner Softwaresuite die erforderliche Transparenz direkt mitbringt. Integrierte WFM-Lösungen bieten entscheidende Vorteile: Eine langfristige Personaleinsatzplanung sowie eine operative Mitarbeitersteuerung auf Basis der tatsächlichen Auftragslage werden damit ermöglicht.

Softwaregestütztes Workforce-Management in der Praxis

Von den Vorteilen einer integrierten WFM-Lösung möchte auch die Fressnapf-Gruppe, Europas Marktführer für Heimtierbedarf, als langjähriger LFS-Kunde profitieren. Fressnapf nutzte zur Personaleinsatzplanung in drei deutschen Logistikzentren bisher eine abteilungsbasierte Planung. Ob die Mitarbeiter bezogen auf die tatsächlich vorliegenden Bedarfe optimal eingesetzt sind, kann deshalb nur mit erhöhtem Aufwand nachvollzogen werden. Um den Personaleinsatz effizienter  zu gestalten und auf das manuelle Nachtragen des Bedarfs zu verzichten, wollte Fressnapf eine Workforce-Management-Software in den Logistikalltag integrieren. Zukünftig sollten alle relevanten prozessbezogenen Daten abteilungsübergreifend und in Echtzeit zur Verfügung stehen. Auf Basis von Forecasts zu geplanten Pickmengen sowie tatsächlich im Lagerführungssystem vorliegenden Ist-Mengen wurde eine bedarfsorientierte lang- sowie kurzfristige Personaleinsatzplanung angestrebt. Um die Belegschaft stärker in die Planung miteinzubeziehen und eine schnelle Aufgabenverteilung zu ermöglichen, wird zusammen mit der Workforce-Management-Lösung eine Mitarbeiter-App eingeführt.

Sorgfältige Auswahl

Um den passenden Technologiepartner zu finden, nahm Fressnapf im Sommer 2018 ein Marktscreening von Workforce-Management-Lösungen vor. Den Zuschlag für ein Pilotprojekt im Parallelbetrieb erhielt die EPG mit ihrer Software LFS.wfm. Einer der Gründe für die Entscheidung war, dass die EPG in der Lage ist, besonders hohe Komplexitätsgrade mit vielen unterschiedlichen Einflussfaktoren abzubilden. Referenzprojekte mit LFS.wfm im Bereich Aviation, bei denen die Anforderungen ähnlich komplex sind wie in der Logistik, überzeugten Fressnapf darüber hinaus. Denn gerade im Flughafenbereich können sehr viele Ereignisse eintreten, die nicht planbar sind, wie beispielsweise Verspätungen und Flugausfälle. Daher muss eine Workforce-Management-Lösung in diesem Bereich höchst flexibel reagieren können und kurzfristige Anpassungen ermöglichen. In Zusammenarbeit mit Fressnapf passt die EPG ihre im Luftverkehr bereits etablierte Lösung für die Anforderungen an eine Personaleinsatzplanung in der Logistik an.

Alle Daten immer in Echtzeit abrufen

Mit LFS.wfm visualisiert Fressnapf alle Ressourcenverfügbarkeiten dynamisch. Dabei werden das aktuelle Auftragsvolumen, die hinterlegten Schichtpläne und die Qualifikationen der einsatzbereiten Mitarbeiter miteinbezogen. Durch die Anbindung an das Lagerführungssystem LFS.wms weiß LFS.wfm, in welchen Bereichen des Lagers welche Mengen in welchem Zeitraum zu bearbeiten sind. Auch kurzfristige operative Änderungen wie Auftragsspitzen werden berücksichtigt. Diese Informationen gleicht das Workforce-Management mit personalspezifischen Faktoren wie dem Mitarbeiterplan, Anwesenheiten, Qualifikationen, Leistungskennzahlen und vertraglichen Regelungen ab. All diese Informationen sind in LFS.wfm hinterlegt, was eine große Transparenz schafft. So gelingt im operativen Tagesgeschäft eine bedarfsorientierte Planung des Personaleinsatzes, die auch die Möglichkeit zum Austausch von Mitarbeitern zwischen den einzelnen Logistikabteilungen beinhaltet. Mögliche kritische Situationen können frühzeitig erkannt und schon im Vorfeld vermieden werden.

Die Mitarbeiter miteinbeziehen

Wichtig für die effiziente Mitarbeitersteuerung bei drohenden Engpässen oder Überkapazitäten ist ein schneller Informationsfluss. Bei Fressnapf wird daher eine Mitarbeiter-App eingeführt, die mit Informationen aus LFS.wfm gespeist wird und beispielsweise Dienstzeiten und Schichtpläne der Abteilungen enthält. Dies vereinfacht die Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Planungsteam nochmals deutlich.

Fazit: wie Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit gleichermaßen steigen
Durch das Zusammenspiel von LFS.wfm mit LFS.wms und weiteren Tools wie beispielsweise einer Mitarbeiter-App entsteht maximale Informationstransparenz. Mitarbeiter kommen dort zum Einsatz, wo sie unter Berücksichtigung ihrer Fähigkeiten und des Arbeitsaufwandes am effizientesten wirken können. Manuelle Nachträge entfallen, sodass der tägliche Aufwand für die Personalplanung deutlich reduziert werden kann. Gleichzeitig bietet LFS.wfm neue Möglichkeiten, den einzelnen Mitarbeiter in die Planung einzubeziehen, damit er seine Arbeitszeiten besser an sein Privatleben anpassen kann. So sind alle Anforderungen besser zusammenzubringen.

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