AHS Aviation Handling Services stawia na WFM.

Nagłe opóźnienia lotów, absencja personelu z powodu choroby, planowanie urlopów i zmian: W dynamicznym środowisku obsługi naziemnej zarządzanie harmonogramem pracy pracowników to prawdziwe wyzwanie. W prawie żadnej inne branży procesy nie muszą przebiegać aż tak precyzyjnie, jak ma to miejsce w transporcie lotniczym. Szczególną rolę odgrywa tu także elastyczność. Ponieważ w zależności od rozkładu lotów sytuacja może się w każdej chwili zmienić. Wówczas nawet najlepszy harmonogram pracy personelu staje się bezużyteczny. Również nieprzewidziane wydarzenia takie jak na przykład pandemia COVID-19 mogą całkowicie zaburzyć harmonogram pracy.

Doskonałe przygotowanie na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń

Koronawirus mocno dotknął branżę lotniczą. „Bez oprogramowania do zarządzania pracownikami firmy EPG nie bylibyśmy w stanie podczas kryzysu reagować tak szybko na zmieniające się warunki“, mówi Martin Paintner, Director Quality, Processes and Project Steering w AHS. „Dzięki oprogramowaniu mogliśmy natychmiast dopasować scenariusze, w tym również bardzo szybko uwzględnić przestoje. Teraz podczas etapu przywracania ruchu, narzędzie to pomaga nam w planowaniu wszystkiego w bardzo elastyczny sposób, dopasowaniu rozkładu lotów i zapewnieniu odpowiedniego personelu.“

System do zarządzania pracownikami zapewnia porządek w zarządzaniu portem lotniczym

Zachowanie kontroli nad sytuacją podczas codziennej pracy lotniska, nawet bez pandemii to bardzo złożona kwestia. Przed wdrożeniem systemu WFM firma AHS musiała planować rocznie ponad 360 000 lotów w ponad dziesięciu lokalizacjach uwzględniając wszelkie związane z tym czynności i zadania przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych. Pracownicy otrzymywali sporządzane ręcznie grafiki pracy. Nie było centralnego narzędzia i każdy dział w każdej lokalizacji był traktowany oddzielnie. To nie tylko znacznie utrudniało planowanie, ale sprawiało również, że cały proces był zupełnie nieelastyczny. AHS planuje w sposób ukierunkowany na zadanie, tzn. nie ma stałych zmian ani planowania według kwalifikacji. Dzięki temu usługodawca zapewnia sobie maksymalną elastyczność w bardzo zmiennej branży lotniczej. Znalezienie dostawcy rozwiązania, które spełniałoby w całości listę wymagań oraz poradziłoby sobie z kwestiami zarządzania jakością, było niezwykle trudne. „Decyzja o współpracy zapadała ostatecznie w oparciu o strategiczne założenia”, mówi Martin Paintner. „Rozwiązanie WFM uzupełnia również w perfekcyjny sposób portfolio lotnicze przedsiębiorstwa, dzięki czemu dostosowaliśmy i przygotowaliśmy wspólnie system w ścisłej partnerskiej współpracy zgodnie z naszymi wymaganiami“, mów Martin Paintner. „Po dziś dzień jesteśmy związani partnerstwem strategicznym.“ 

Oprogramowanie typu wszystko w jednym: Planowanie, działanie i analiza

WFM to w AHS aktualnie główne narzędzie w przedsiębiorstwie. System steruje wszystkimi procesami w zakresie zarządzania harmonogramem pracy personelu, pomaga w planowaniu zmian i grafików pracy oraz w koordynacji w okresach absencji i urlopów pracowników, jak również reaguje w bardzo elastyczny sposób w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Ponad AHS jest w stanie w oparciu o napływające i zebrane dane usprawnić planowanie również z perspektywy pracowników. Wszystkie umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usługi są zapisane w WFM i definiuje się je już wcześniej. Również poszczególne etapy procesu są odwzorowane w systemie i w każdej chwili klient może je prześledzić. Dzięki temu WFM stanowi także podstawę w procesie komunikacji z klientem. Zintegrowane narzędzie BI Pentao dostarcza raporty efektywności, które dają pogląd na całość procesów zachodzących w zakresie planowania pracy pracowników.

Wzrost motywacji pracowników dzięki funkcji samoobsługi

Pracownicy są uwzględniany przez WFM w planowaniu grafików pracy bezpośrednio. Za pomocą Turn Around Manager (TAM), zintegrowanej aplikacji dla pracowników, zadania dnia są powierzane cyfrowo. Poprzez przyjęcie i rozpoczęcie zadania dysponent ma ponadto pełny podgląd przebiegu procesu i w razie potrzeby może zaingerować. W razie przesunięcia w dziennym rozkładzie lotów można w łatwy sposób przesunąć również zadania. Również ostrzeżenia na przykład w przypadku dużego obciążenia są generowane przez system automatycznie. Wnioski o urlop i przydzielenie zmiany pracownik przesyła za pomocą mobilnej aplikacji WFM PRO (Personal Request Organizer). „Motywacja naszych pracowników dzięki funkcji samoobsługi wyraźnie wzrosła“, podkreśla Martin Paintner. „Możemy sporządzać teraz o wiele lepsze grafiki pracy dopasowane dokładnie do potrzeb poszczególnych pracowników. Nasi pracownicy są zachwyceni rozwiązaniem typu State-of-the-Art.” Kolejną zaletą jest: możliwość łatwego zarządzania okresami absencji oraz składania przez pracowników specjalnych wniosków za pośrednictwem WFM PRO w dowolnym czasie z dowolnego miejsca. Ponadto aplikacja informuje o wszystkich innych nadchodzących zadaniach, na przykład o zaplanowanych szkoleniach.

Więcej zarejestrowanych usług to większy zysk

WFM dokładnie wie, jakie usługi mają zostać naliczone klientowi i jakie usługi muszą zostać zarejestrowane przez pracowników. Podstawę stanowią tu zapisane w systemie umowy. Na ich podstawie WFM prowadzi pracowników AHS przez poszczególne zadania.

„Bez WFM to już nie byłoby to samo. To rozwiązanie całkowicie wyparło czasochłonne i obarczone błędami ręczne sporządzanie grafików pracy personelu oraz grafików zmianowych. I to zarówno w odniesieniu do dnia jak i planowania poszczególnych miesięcy. WFM stało się dla nas głównym narzędziem“, podsumowuje Martin Paintner.