Geautomatiseerd en digitaal.

Logistieke dienstverleners in alle branches – zowel magazijnlogistiek, transportmanagement als lucht- of spoorvervoer – leveren hun klanten dagelijks een breed scala aan diensten. Deze samenwerking verloopt op basis van contracten waarin de concreet overeengekomen diensten inclusief de factuurvoorwaarden zijn vastgelegd – een nagenoeg ondoorzichtig jungle van informatie en individuele afspraken. Een fout is snel gemaakt. Bovendien worden diensten die buiten de contractuele afspraken worden geleverd, vaak helemaal niet gedocumenteerd – en achteraf dus ook niet in rekening gebracht. Dit maakt omslachtige correctiefacturen noodzakelijk en heeft voor de logistieke dienstverlener niet zelden hoge financiële verliezen tot gevolg.

Slim contractmanagement: digitale contractopstelling

EPG | CnB digitaliseert en organiseert het beheer van contracten, inclusief de overeengekomen voorwaarden en dienstenoverzichten. Hiertoe behoort ook het opstellen van individuele klant- en leverancierscontracten op het gewenste niveau van gedetailleerdheid. EPG | CnB beschikt over een geïntegreerde contractsjabloonbeheerder, waarmee gebruikers eenvoudig hun eigen individuele sjablonen voor contracten kunnen aanmaken. Ook extra diensten kunnen gedocumenteerd en als bijlage bij het hoofdcontract opgeslagen worden. De software voegt op basis van de afspraken met de klant automatisch de betreffende informatie op de juiste plaats aan het document toe. EPG | CnB ondersteunt ook versiebeheer inclusief het bijhouden van wijzigingen, en neemt het interne goedkeuringsproces in acht. Dit betekent dat een bepaalde groep van ontvangers het contract vooraf ter controle krijgt toegestuurd via een e-maillink, voordat dit naar de klant wordt verzonden. Zo wordt het risico op fouten van begin af aan tot een minimum beperkt.

Prestatieregistratie en geautomatiseerde facturering voor de gehele supply chain

EPG | CnB registreert alle diensten die op diverse gebieden binnen de supply chain worden geleverd. Hiertoe behoren zowel magazijnactiviteiten, zoals goederenontvangst, overslag en orderpicking, als diensten in het weg-, spoor-, zee- en luchtvervoer, zoals het lossen van containers of tolkosten. Deze worden naar de software doorgestuurd of gewoon direct ter plaatse geregistreerd via de mobiele applicatie. De geleverde dienst wordt vervolgens door EPG | CnB volautomatisch herkend en onder de juiste contractvoorwaarden geclassificeerd. Dit gebeurt op basis van een reeks commerciële regels met o.a. prijsindexclausules voor automatische prijsaanpassingen en een valutamanagement. Daarna wordt digitaal en automatisch de factuur opgesteld. EPG | CnB ondersteunt hierbij ook geautomatiseerde factuurrondes. De aangemaakte facturen kunnen worden afgedrukt of automatisch per e-mail naar de klant worden verzonden. De klant kan de factuur vervolgens eenvoudig controleren in het webportaal. Hierdoor zal het aantal klachten en vragen van klanten aanzienlijk dalen en kunnen de bedrijven meer transparantie creëren in het hele proces. Met behulp van EPG | CnB verminderen klanten de complexiteit binnen hun ERP-systeem, omdat geen complexe en dure procesaanpassingen meer nodig zijn.