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EPG erweitert Vertrags- und Abrechnungsmanagementlösung um automatisierte Verarbeitung von e-Rechnungen

Für B2B-Unternehmen ist die elektronische Rechnungsverarbeitung für Transaktionen zwischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG) muss demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Diese Formate sind streng definiert. Eine einfache PDF-Rechnung, welche per Mail versendet wird, reicht nicht mehr aus. Es gilt, den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung in verschiedenen Formaten abzubilden, eine zusätzliche Funktion, die das System für Vertragsdigitalisierung und Automatisierung von Abrechnungen CnB (Contract and Billing) der EPG (Ehrhardt Partner Group) mit einem automatischen Update künftig lückenlos erfüllt.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnung ab 2025

Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, das aus den Daten der e-Rechnung gespeist werden soll. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde im ersten Schritt die Einführung der sogenannten e-Rechnung beschlossen. Von der Neuerung sind alle umsatzsteuerlichen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, betroffen. Handelskammern und Unternehmensverbände drängen Unternehmen schon jetzt, rechtzeitig, e-Rechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten oder umzustellen. Zwar möchte die Finanzverwaltung bis Mitte des Jahres 2024 ein erläuterndes Anwendungsschreiben veröffentlichen, verweist jedoch schon jetzt auf langwierige Implementierungsprozesse.

 

Rechtzeitiges Nachrüsten bringt Rechtssicherheit

Unternehmerische Rechnungsempfänger müssen bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Das konforme Versenden, Verarbeiten und Empfangen von e-Rechnungen setzt aber die Anpassung von bestehender oder nachzurüstender Vertragsmanagementsoftware voraus. Eine vollständige Rechtssicherheit in der unternehmensinternen Rechnungsverarbeitung setzt somit die rechtzeitige Implementierung der Vorgaben in der eigenen Rechnungsverwaltung voraus.

 

Rechtssicherheit per Update

Wer bereits auf die Abrechnungssoftware der EPG setzt, ist für die neuen Anforderungen bestens aufgestellt: Nutzer von CnB (Contract and Billing) erhalten in der neusten Version zusätzliche Funktionen, die die vollautomatische Koordination und Formatierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen nach der gültigen Norm EN 16931 ermöglichen. Dabei bietet CnB eine ganzheitliche Lösung, um den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung in verschiedenen Formaten abzubilden.

Mithilfe von CnB können Unternehmen elektronische Rechnungen einfach und schnell erstellen und versenden. „CnB automatisiert und vereinfacht die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen gemäß aktuellen Vorgaben“, sagt Thorsten Gassner, Senior Sales Manager bei der EPG. „Statt fehleranfälliger und aufwendiger manueller Eingaben fließen dank CnB sämtliche Rechnungsdaten strukturiert und automatisiert in das ERP oder die Buchhaltungssoftware ein, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Gleichzeitig wird so die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gewährleistet.“

 

Smartes Vertragsmanagement für die elektronische Rechnungsstellung

CnB bildet die gesamte Wertschöpfungskette ab: von der Vertragsgestaltung über eine durchgängige Leistungserfassung bis hin zur automatischen Vertragszuordnung und elektronischen Rechnungserstellung erfasst das Finance & Controlling System sämtliche Prozesse des Vertrags- und Abrechnungsmanagements. Somit schließt CnB die innerbetriebliche Lücke zwischen ERP und der Logistik – Dienstleistungen werden systemübergreifend (bspw. aus ERP, WMS, TMS etc.) erfasst und dokumentiert. Gleichzeitig wird gewährleistet, dass wirklich alle erbrachten Dienstleistungen auch abgerechnet werden. Eine Datenaufbereitung, die deutliche Ertrags- und Effizienzsteigerungen im Abrechnungsprozess erlaubt.

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