Von der manuellen Verarbeitung zum automatischen Vertragsmanagement

Die Automatisierung der Abrechnungsprozesse kosteneffizient gewährleisten, ohne das eigene ERP maßgeblich modifizieren oder ein neues einführen zu müssen: Eine Herausforderung, denen viele Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung gegenüberstehen. So auch die Biella Schweiz AG. Biella stellte mehr als 120 Jahre im Kanton Bern neben einer vielfältigen Auswahl an Büromaterialien auch ein Symbol der schweizerischen Verwaltung, den Bundesordner, her. Im Schatten des Chasseral, unweit der Hauptstadt gelegen, betreibt der Büromaterial-Experte einen modernen Logistikstandort. Dieser besteht aus einer automatisierten Stretcheranlage, Palettenliften und einem vollautomatischen Hochregallager mit 6.865 Palettenplätzen. Mit 70.000 monatlich durch CnB ausgewerteten Datensätzen und einem Durchsatz von rund 4.000 Paletten beliefert Biella von Brügg aus die Schweizer Kunden. Aktuell sind dafür sechs Transporteure an das Vertragsmanagementsystem angeschlossen.

Eine automatisierte Abrechnung und eine Kostenmatrix nach Maß

„Mit der Einführung einer neuen Vertragsmanagementsoftware verfolgten wir das Ziel, sowohl unsere Transportkosten pro Auftrag zu erfassen, als auch die Logistikdienstleistungen, die wir erbracht haben, automatisiert abzurechnen“, sagt David Ambühler, Leiter Logistik der Biella Schweiz AG. „Hier galt es einerseits, manuelle Prozesse mit Tabellenkalkulationen abzulösen, als auch die Informationen lückenlos mit unserem ERP abzugleichen.“ Die Vielzahl an Logistikpartnern von Biella und die notwendige Berücksichtigung des ASTAG-Frachttarifs des schweizerischen Nutzfahrzeugverbandes erschwerten das Vertragsmanagement maßgeblich. Der Frachttarif dient der Berechnung und Vereinheitlichung von Transportkosten im inländischen Güterverkehr und berücksichtigt verschiedene Faktoren, wie Transportentfernung, Gewicht der Fracht, Art des Guts und benötigte Zusatzleistungen. Dies gewährleistet zwar eine faire Preisgestaltung im Transportwesen, führt bei einer Vielzahl von Kunden oder Logistikpartnern aber zu einer Flut unübersichtlicher und damit unwirtschaftlicher Kalkulationen.

„Eine zentrale Aufgabe an die EPG war die Abbildung des Frachttarifs in CnB, sodass er automatisch und zuverlässig Transportkosten berechnen und in das ERP eingepflegt werden kann“, erklärt Ambühler weiter. „Wir haben dieses Frachttarif-Konstrukt mittels einer eigenentwickelten Matrix nachgebaut. Zukünftig ist Biella - und perspektivisch jedes Schweizer Unternehmen - in der Lage, diese Kalkulation bei jedem Auftrag automatisiert in das bevorzugte ERP einzuspeisen.“

Das perfekte Zusammenspiel: CnB und ERP

„Die Entscheidung für CnB ist uns aufgrund unserer langjährigen Erfahrung mit dem sicheren und flexiblen Lagerführungssystem LFS leichtgefallen“, führt Ambühler aus. „Im Ergebnis haben wir eine Vertragsmanagementsoftware, die die Systemstruktur klein und unsere Schnittstellen einfach hält und auch die Besonderheiten der Schweizer Transportlogistik abbilden kann.“ Künftig erfasst CnB sämtliche Dienstleistungen innerhalb der Wertschöpfungskette des Büromaterial-Experten. Dabei schließt das Finance & Controlling System die Lücke zwischen ERP und Logistik und sorgt dafür, dass alle Leistungen innerhalb der vereinbarten Verträge mit dem richtigen Preis schnell und vollständig abgerechnet werden.