Warenwirtschaftssystem

Warenwirtschaftssysteme (WWS) besitzen die Aufgaben, Materialflüsse und Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens beziehungsweise im Rahmen der Lagerhaltung abzubilden. Es handelt sich um Software, die sowohl im Einkauf als auch im Vertrieb und in der Lagerhaltung genutzt wird. Einige Lösungen verfügen zudem über weitere Funktionen, sodass sich mit ihnen beispielsweise auch Daten zur Arbeitszeit und zum benötigten Personal erfassen lassen. Grundsätzlich lassen sich Warenwirtschaftssysteme entweder als eigenständige Module oder als Teilmodule einer übergeordneten Software nutzen. Im Gegensatz zu den sogenannten ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) endet der Handlungsspielraum eines WWS dort, wo die Aufgabenbereiche Controlling und Materialwirtschaft beginnen.

In der Lagerhaltung besitzen Warenwirtschaftssysteme zumeist verschiedene Schnittstellen, über die sie mit anderen elektronisch verwalteten Bereichen verbunden sind. Sie unterstützen die Lagerhaltung und Lagerverwaltung beispielsweise durch die Erhebung wichtiger Daten zu den Lagerbeständen, Wareneingängen und Warenausgängen, Reservierungen oder Retouren, den Lagerkennzahlen und der bestmöglichen Kommissionierung in dynamischer oder statischer Form. 

Letztlich ermöglicht das Warenwirtschaftssystem, jederzeit eine Inventur in Echtzeit vorzunehmen und verschiedene Prozesse zu automatisieren. Wichtige unternehmerische Entscheidungen bezüglich der Lagerhaltung können durch Reports und Analysen auf stabiler Grundlage gefällt werden. 

Im Vertrieb unterstützt das System die Nutzer bei Aufgaben wie der Angebots-, Auftrags- oder Rechnungserstellung. Der Verkauf gilt im WWS als abgeschlossen, sobald die Fakturierung aus buchhalterischer Sicht finalisiert und erfasst wurde. Einkaufsseitig ist das Warenwirtschaftssystem ebenfalls unterstützend tätig, indem es den Bedarf bestimmter Artikel auf Basis des Verkaufs ermittelt und als Folge dessen Bestellvorschläge entwickelt. Auf diese Weise kann es beispielsweise den Meldebestand verwalten und automatisierte Nachbestellungen anordnen.

Von Vorteil ist die Implementierung bereits aus dem Grund, da es gewisse Automatismen mit sich bringt, die besonders auf lange Sicht zu Kosten- und Zeiteinsparungen führen. Unabhängig von seinen wirtschaftlichen Vorzügen, profitieren Nutzer ebenso von einer verbesserten Übersichtlichkeit aller Daten und Kennzahlen. Dies führt zu einer stabileren Entscheidungsgrundlage und sorgt für mehr Sicherheit. Voraussetzung ist allerdings, dass das Warenwirtschaftssystem optimal auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens abgestimmt ist.