Das Lastenheft zur Projektdokumentation

Das Lastenheft dient zur Dokumentation des gesamten Auswahlprojekts. Es umfasst die Zusammenstellung aller Anforderungen des Anwenders hinsichtlich des Liefer- und Leistungsumfangs. Das Lastenheft dient somit als Ausschreibungs-, Angebots- und Vertragsunterlage und definiert was (Anforderungen) und wozu (Zielsetzung) es geliefert werden soll. Ein Lastenheft wird vom Kunden erstellt, wenn dieser eine Leistung von Dritten (internen/externen Lieferanten) bezieht. Die Herangehensweise, für welche sich der Auftraggeber bei der Erstellung des Lastenheftes entscheidet, ist nicht vorgeschrieben. Hat er bereits einen Lösungsanbieter gewählt, bietet es sich an, das Heft in Zusammenarbeit mit diesem auszuarbeiten.

Alternativ kann der Auftraggeber das Lastenheft auch in Eigenregie erstellen und es zu Ausschreibungszwecken veröffentlichen. Dadurch werden die Rahmenbedingungen und Grundanforderungen festgelegt und Auftragnehmer können auf dieser Basis ein Angebot erstellen, in welchem sie sich um das Projekt bewerben. Die Inhalte eines Angebots werden in Form eines Pflichtenheftes festgehalten. Dieses dient zur ausführlichen Beschreibung der Leistungen (beispielsweise technische, wirtschaftliche, organisatorische Leistungen), die erforderlich sind oder gefordert werden, damit die Ziele eines Projektes erreicht werden. Im Pflichtenheft wird vom Lieferanten definiert, wie (Methoden) und womit (Mittel) die Anforderungen realisiert werden sollen. Der Auftraggeber entscheidet daraufhin, welches Angebot seinen Anforderungen am meisten entspricht. Die Inhalte des Lastenheftes sind in der Regel so knapp wie möglich und so detailliert wie nötig gehalten. Spezifizierungen, zum Beispiel in Bezug auf eine konkrete Terminplanung oder die ausführliche Erläuterung gewisser Prozesse, können auf Seiten des Gegenparts dokumentiert werden. Möchte man dennoch komplexere Sachverhalte einbinden, so bieten sich Tabellen oder Grafiken an.

Richtlinien eines Lastenheftes

Bei der Erstellung des Dokumentes gilt es, einige Regeln zu beachten, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Die Richtlinien dienen dazu, in einer späteren Zusammenarbeit Unklarheiten, beziehungsweise Fehlinterpretationen zu vermeiden. Sie beziehen sich hauptsächlich auf Formalitäten. So sollte das Lastenheft immer in Präsenz geschrieben sein und auf Formulierungen im Konjunktiv verzichten. Aussagen, auf welche man sich innerhalb des Dokumentes einigt, sollten so präzise wie möglich sein. Im besten Fall bleibt kein Raum für Interpretationen übrig. Der Auftragnehmer sollte dementsprechend jederzeit wissen, wie er mit den im Lastenheft dokumentierten Anforderungen umzugehen hat. Dafür ist die Einhaltung der Regeln essenziell.