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Êtes-vous parfaitement sûr d’avoir vraiment documenté tous les services fournis et de les avoir facturés à votre client? Même les services allant au-delà du contrat initialement conclu? Et qu’en est-il du contrôle des factures par vos clients? Ce processus est-il bien trop long et devez-vous, par conséquent, attendre de plus en plus longtemps avant le paiement de vos factures? Ou peut-être avez-vous même l’impression que les factures de vos fournisseurs sont trop élevées? Nous avons une réponse simple à toutes ces questions: CnB (Contract and Billing), notre solution de gestion numérique des contrat et de la facturation. Grâce à elle, nous veillons à ce que vous facturiez rapidement et intégralement plus de prestations dans le cadre des contrats négociés, et ce, au prix convenu.
CnB dispose de puissantes fonctionnalités qui vous permettent de gérer de manière transparente l'ensemble de votre contrat et la facturation étape par étape.
CnB numérise et organise la gestion des contrats, y compris les conditions convenues et les catalogues de prestations. Cela inclut également la création de contrats personnalisés avec les clients et les fournisseurs, quel que soit le degré de détail. CnB dispose d’un gestionnaire intégré de modèles de contrats. Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement créer leurs propres modèles personnalisés lors de la création de contrats. Des prestations supplémentaires peuvent également être documentées et sauvegardées en tant que pièce jointe au contrat principal. Sur la base des accords conclus avec le client, le logiciel insère automatiquement les informations correspondantes au bon endroit dans le document. En outre, CnB prend également en charge la gestion des versions, y compris le suivi des changements, et représente le processus de validation interne. Un groupe de destinataires définis au préalable reçoit donc le contrat à l’avance par lien électronique pour qu’il soit examiné avant d’être envoyé au client, ce qui exclut toute erreur dès le départ.
CnB enregistre toutes les prestations fournies dans tous les domaines de la chaîne d’approvisionnement. Il s’agit notamment des activités liées à l’entreposage, telles que l’entrée des marchandises, les transferts de stock ou la préparation des commandes, ainsi que des services des secteurs routier, ferroviaire, maritime et aérien, tels que le déchargement des conteneurs ou les péages. Ces données sont transmises au logiciel ou bien elles sont simplement enregistrées directement sur place à l’aide de l’application mobile.
CnB intègre un ensemble de règles commerciales, comprenant, par exemple, des clauses relatives à l’indexation des prix pour les ajustements automatiques des prix, un système de gestion des devises étrangères, les suppléments pour les prestations fournies le weekend et pour les heures supplémentaires, ainsi que d’autres conventions éventuelles importantes dans le cadre du contrat. Il est à tout moment possible de modifier manuellement les informations personnelles, telles que les quantités, poids et tarifs, le destinataire des factures ou des prestations complémentaires. CnB intègre automatiquement ces informations lors du traitement des prestations.
Après la saisie, CnB se charge d’identifier et d’affecter entièrement automatiquement la prestation aux conditions contractuelles correspondantes en se basant ici sur l’ensemble de règles commerciales intégré (Contact Commercial). La facture est ensuite générée numériquement et automatiquement. Dans ce contexte, CnB soutient également les opérations de facturation automatisées. Les factures générées peuvent être imprimées ou envoyées automatiquement au client par e-mail. Ce dernier peut alors facilement procéder à la vérification de la facture dans le portail web. Cela permet aux entreprises de réduire considérablement le nombre de réclamations et de demandes des clients et de créer plus de transparence tout au long du processus.
Afin de gagner du temps et de rendre le processus le plus efficace possible pour toute les personnes concernées, la facture générée est mise à disposition au format PDF ou par e-mail avec l’attestation de prestation. Le contrôle de la facture par le client peut ensuite être effectué confortablement sur le portail web. Les deux parties profitent ainsi des avantages offerts : Client et prestataires gardent à tout moment un aperçu du statut des factures. Le client peut s’assurer que seules les prestations fournies lui ont été facturées. Il y a ainsi nettement moins de réclamations et demandes des clients. La transparence est ainsi accrue – et vous recevez votre argent plus rapidement. Actuellement, plus de 500 prestations logistiques sont disponibles pour la facturation.
CnB en propose encore plus : profitez des possibilités de saisie des prestations directement dans l’application mobile et documentez celles-ci directement sur le lieu d’exécution. Cette solution réduit également nettement la complexité de vos systèmes informatiques. Lancez-vous dès maintenant !
L’application (Mobile Service Registration) permet de saisir les prestations directement sur place - et donc de ne pas oublier les prestations spéciales, telles que les travaux administratifs, les activités de services, la location d’appareils, mais aussi les suppléments de carburant. La gestion se fait de manière centralisée et son utilisation est possible où que vous vous trouviez. L’intégration de systèmes tiers, tels qu'un système de gestion des stocks, un système de gestion du transport ou un système de gestion des effectifs, est possible avec beaucoup de facilité.
Avec CnB, vous optimisez non seulement votre gestion des contrats et de la facturation et numérisez vos procédures de travail, mais réduisez également la complexité des processus au niveau de votre système ERP. CnB prend en charge toute les étapes nécessaires en vue de document, saisir et facturer vos prestations logistiques dans leur intégralité. Plus aucune adaptation longue et onéreuse de votre système ERP n’est requise.