De la gestion manuelle à la gestion automatique des contrats

Assurer de manière rentable l'automatisation des processus de facturation sans devoir modifier significativement son ERP ou en introduire un nouveau : un défi auquel de nombreuses entreprises font face dans le cadre de la digitalisation. C'est également le cas de Biella Suisse AG. Depuis plus de 120 ans, Biella fabrique dans le canton de Berne une grande variété de fournitures de bureau, ainsi qu'un symbole de l'administration suisse, le classeur fédéral. Situé à l'ombre du Chasseral, non loin de la capitale, ce spécialiste des fournitures de bureau exploite un site logistique moderne. Celui-ci comprend une installation de banderolage automatisée, des montes-palettes et un entrepôt à hauts rayonnages entièrement automatisé de 6 865 emplacements pour palettes. Avec 70 000 ensembles de données évalués mensuellement par CnB et un débit d'environ 4 000 palettes, Biella approvisionne ses clients suisses depuis Brügg. Actuellement, six transporteurs sont connectés au système de gestion des contrats pour cette tâche.

Une facturation automatisée et une matrice de coûts sur mesure

« Avec l'introduction d'un nouveau logiciel de gestion des contrats, nous visons à la fois à enregistrer nos coûts de transport par commande et à facturer automatiquement les services logistiques que nous avons fournis », explique David Ambühler, Responsable Logistique de Biella Suisse AG. « L'objectif était d'une part de remplacer les processus manuels basés sur des tableurs, et d'autre part de synchroniser les informations de manière transparente avec notre ERP. » La multitude de partenaires logistiques de Biella et la nécessité de prendre en compte le tarif de fret ASTAG de l'Association Suisse des Transports de Marchandises compliquaient considérablement la gestion des contrats. Ce tarif sert à calculer et à uniformiser les coûts de transport dans le secteur du fret intérieur et prend en compte divers facteurs, tels que la distance de transport, le poids de la marchandise, la nature des biens et les services additionnels nécessaires. Bien que cela garantisse une tarification équitable dans le secteur du transport, cela entraîne une multitude de calculs complexes et donc peu économiques lorsqu'il y a un grand nombre de clients ou de partenaires logistiques.

« Une tâche centrale pour l'EPG était de représenter le tarif de fret dans CnB de manière à ce qu'il puisse calculer automatiquement et de manière fiable les coûts de transport et les intégrer dans l'ERP », explique Ambühler. « Nous avons recréé cette structure tarifaire à l'aide d'une matrice développée en interne. À l'avenir, Biella — et, à terme, chaque entreprise suisse — sera capable d'intégrer automatiquement ce calcul dans l'ERP de son choix pour chaque commande. »

L'harmonie parfaite : CnB et ERP

« Le choix de CnB a été facilité par notre longue expérience avec le système de gestion d'entrepôt sécurisé et flexible LFS », explique Ambühler. « En conséquence, nous avons une solution de gestion des contrats qui maintient la structure du système simple et nos interfaces faciles, tout en reflétant les particularités de la logistique de transport suisse. » À l'avenir, CnB capturera tous les services au sein de la chaîne de valeur du spécialiste des fournitures de bureau. Le système Finance & Controlling comble le fossé entre l'ERP et la logistique, garantissant que toutes les prestations dans le cadre des contrats convenus soient facturées rapidement et intégralement avec le bon prix.