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Fressnapf optimiert Personaleinsatzplanung mit EPG | WFM.

Eine effiziente Personalbedarfsplanung ist in der Logistik unverzichtbar, um die seit Jahren komplexer werdenden Anforderungen unter dem Gesichtspunkt des stetig steigenden Kostendrucks meistern zu können. Vor diesem Hintergrund rückt eine bedarfsorientierte Personalplanung immer mehr in den Fokus. Gerade in oftmals noch personalintensiven Bereichen wie der Lagerlogistik steigt die Nachfrage nach softwaregestützten Lösungen zur bedarfsorientierten Planung, Steuerung und Optimierung des Personalbedarfs. So auch bei der Fressnapf-Gruppe: Um die Personalressourcen von 15 Abteilungen in drei Logistikzentren möglichst effizient einzusetzen, entschied sich das Unternehmen für das Workforce Management System EPG | WFM und realisiert damit eine bedarfsorientierte Planung des Mitarbeitereinsatzes.

Live Demo

Steigern Sie die Effizienz in Ihrer Personaleinsatzplanung

Herausforderung

  • Sehr personalintensives Geschäft
  • Abteilungsbasierte Personaleinsatzplanung mit Excel
  • Geringe Transparenz durch fehlende Informationen aus relevanten Systemen
  • Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs nur mit einem hohen Aufwand

Lösung

  • Einführung von EPG | WFM zur intelligenten Steuerung des Logistiknetzwerks
  • Anbindung sämtlicher operativer Systeme an das WFM-System
  • Echtzeitmonitoring und -steuerung der Produktionsplanung
  • Einsatz einer Mitarbeiter- / Schichtplanapp für eine zielgerichtete Kommunikation

Ergebnisse

  • Transparenz über Abteilungsgrenzen hinaus
  • Erhöhte Effizienz der operativen Personaleinsatzplanung und -steuerung in der Logistik
  • Für alle gewerblichen Mitarbeiter steht eine App zur Verfügung
  • Grundlage für eine intelligente Steuerung des Logistiknetzwerks
Ausgangslage

Abteilungsbezogene Planung stellt Personalplaner vor große Herausforderungen.

Allein in ihrem Logistikzentrum in Feuchtwangen bevorratet Fressnapf auf über 20.000 m² alle Produkte rund um Tiernahrung und Zubehör. Jährlich werden allein von diesem Standort aus mehr als 400.000 Paletten europaweit versendet. Um die Personalressourcen von 15 Abteilungen in den Logistikzentren möglichst effizient einzusetzen, setzt der Marktführer auf das Workforce Management System der EPG. Bisher nutzte Fressnapf zur Personaleinsatzplanung eine abteilungsbasierte Lösung - die tatsächlichen Bedarfe an Mitarbeitern ließ sich so nur mit einem hohen Aufwand ermitteln. Auch wurde das Auftragsvolumen nicht mit in die Planung einbezogen. Das stellte die Personalplaner und Logistikleiter vor große Herausforderungen. Denn ob die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen, konnte nicht explizit vorhergesagt werden.

"Der Einsatz einer integrierten WFM-Lösung digitalisiert die Planung und die damit verbundene Kommunikation unserer Teams. So steigern wir die Effizienz und können gleichzeitig besser auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter eingehen."

Christoph Mohr Head of Logistics Efficiency Fressnapf Logistik GmbH

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick.

Welche Funktionalitäten nutzt Fressnapf?

Fressnapf optimiert mit dem Workforce Management System die gesamte Mitarbeiter-Einsatzplanung und profitiert von zahlreichen Funktionalitäten.

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Mit WFM visualisiert Fressnapf heute alle Ressourcenverfügbarkeiten dynamisch. Der Workload wird mit der Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern in Beziehung gesetzt. Dabei werden aktuelle Auftragsvolumina, die hinterlegten Schichtpläne und die Qualifikationen der einsatzbereiten Mitarbeiter beachtet. So gelingt im operativen Tagesgeschäft eine dynamische Planung des Personals, die sogar den abteilungsübergreifenden Austausch von Mitarbeitern zwischen den einzelnen Logistikabteilungen ermöglicht.

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WFM hört nicht am Tag der Schicht auf, sondern gleicht in Echtzeit Arbeitslast und Kapazität ab, um so frühzeitig Unter- und Überdeckungen erkennbar zu machen. Durch die Anbindung der Workforce-Management-Lösung an das LVS weiß Fressnapf stets, in welchen Bereichen des Lagers welche Mengen in welchem Zeitraum zu bearbeiten sind. Auch kurzfristige operative Änderungen wie Auftragsspitzen werden berücksichtigt. So können mögliche kritische Situationen frühzeitig erkannt und schon im Vorfeld vermieden werden.

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Das Workforce-Management-System führt alle relevanten Informationen zu den Mitarbeitern. Durch den automatischen Abgleich der Qualifikationsniveaus mit anstehenden Aufgaben schafft das System die für eine bedarfsorientierte Planung notwendige Transparenz. Auf diesem Weg erkennen Personalplaner direkt, an welchen Stellen im Lager durch etwa Ausfälle oder Urlaub Lücken entstehen und können direkt mit geeignetem Ersatz reagieren.

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Der Einsatz von WFM erleichtert die Einhaltung gesetzlicher, sowie betrieblicher Regelungen durch automatische Complianceprüfungen. Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen werden stets bei der Planung mitberücksichtigt. So wird sichergestellt, dass die Planung stets Hand in Hand geht mit allen Regelungen.

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Der Einsatz der Mitarbeiter-App EPG | WFM mobile erhöht die Kommunikation bei Fressnapf wesentlich. Die Mitarbeiter-App, die mit Informationen aus WFM gespeist wird, enthält neben einer Messaging Funktion beispielsweise Dienstzeiten und Schichtpläne der Abteilungen. Somit ist sie Informationsquelle und Ausgangspunkt für Urlaubsanträge, Schichtanfragen und sonstige organisatorische Anfragen. Mitarbeiter können ihre Aufgaben direkt auf mobilen Endgeräten einsehen und bestätigen. Darüber hinaus können sie mit ihren Kollegen Schichten tauschen, Urlaubsanträge stellen, oder Abwesenheitsbenachrichtigungen versenden. Dabei kann jederzeit und von überall Feedback gegeben und die Planung flexibel angepasst werden.

Warum ein Workforce Management System?

Die Personaleinsatzplanung – speziell im heutigen Logistik-4.0-Zeitalter – wird immer anspruchsvoller: Logistiker müssen immer komplexere Liefervorgaben einhalten und mit dem zur Verfügung stehenden Personal schnell auf Veränderungen der Rahmenbedingungen reagieren können. Das bedeutet: Die richtigen Mitarbeiter mit den notwendigen Qualifikationen sollten zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Diese komplexe Anforderung ist manuell heute gar nicht mehr zu leisten. Eine automatisierte Lösung, die alle Rahmenbedingungen beachtet, die für eine Personalbedarfsplanung notwendig sind, schafft hier Abhilfe.

Vorteile eines WFM-Systems

  • bessere Reaktionsfähigkeit auf sich verändernde Anforderungen im Tagesgeschäft - auch kurzfristig
  • Echtzeit-Monitoring in jedem beliebigen Detailgrad - zeit- und ortsunabhängig
  • Engpässe und Auftragsspitzen werden automatisch erkannt und entsprechend geplant
  • Planung erfolgt auf Basis der hinterlegten Mitarbeiter-Stammdaten - somit auch qualifikationsbezogen
  • Arbeitsfortschritte werden automatisch mit den hinterlegten zeitlichen Vorgaben abgeglichen - mehr Transparenz auch für Schichtplaner
  • perfekte Integration eines Workforce Management Systems in die vorhandene Systemlandschaft

Die Ergebnisse

  • WFM ist das Standard-Mitarbeiter-Planungstool für alle operativen Abteilungen in der Logistik
  • Intelligente Steuerung des Logistiknetzwerkes durch direkte Integration ins übergeordnete WMS
  • Deutlich geringerer Planungsaufwand durch maximale Transparenz über den tatsächlichen Bedarf an Personal
  • Ressourcenkalkulation auf Basis des aktuellen Auftragsvolumens, der hinterlegten Schichtpläne und der Qualifikationen
  • Reaktion auf kurzfristige operative Änderungen ist einfach möglich - z.B. bei Auftragsspitzen
  • Einbezug der Mitarbeiter durch Mitarbeiter-App schafft effizienten Informationsfluss zwischen allen Beteiligten

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WFM im Einsatz bei Fressnapf

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