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Zehn Standorte, über 2.000 Mitarbeiter, mehr als 360.000 Flüge pro Jahr: Die Personalplanung stellt für AHS Aviation Handling Services eine große Herausforderung dar. Der Prozess ist höchst komplex – aber dennoch müssen Zuverlässigkeit, Qualität und Sicherheit jederzeit gewährleistet sein. Denn wenn in der Aviation-Branche nicht reibungslos ein Rädchen ins andere greift, kann es zum Stillstand des gesamten Flugverkehrs kommen. Als einer der führenden Dienstleister für Fluggesellschaften in Deutschland bietet AHS ein breites Spektrum an Services rund um die Passagier- und Flugzeugabfertigung an – vom Ticketing und Check-in über Lost and Found und Ramp Supervision bis hin zum Boarding. Mit der Einführung der Workforce Management Software (WFM) hat das Unternehmen eine Lösung gefunden, mit der zur richtigen Zeit die richtige Anzahl an Mitarbeitern am richtigen Ort ist. Gleichzeitig erfasst die Lösung alle erbrachten Leistungen und sorgt für die ordnungsgemäße Abrechnung. Mit der automatisierten Lösung konnten bis heute Effizienzsteigerungen um mehr als 20 Prozent erreicht werden.
Kurzfristige Flugverspätungen, krankheitsbedingte Personalausfälle, Urlaubs- und Schichtplanungen: Im dynamischen Umfeld der Bodenabfertigung ist die Planung des Mitarbeitereinsatzes ein herausforderndes Unterfangen. In nahezu keiner anderen Branche müssen die Prozesse so exakt aufeinander abgestimmt sein wie in der Luftfahrt. Nicht zuletzt spielt Flexibilität eine enorm große Rolle. Denn abhängig vom Flugplan kann sich die Situation zu jeder Zeit ändern. Dann bringt selbst die beste Vorplanung des Personaleinsatzes nichts mehr. Und auch unvorhersehbare Ereignisse können den Einsatzplan durcheinanderwirbeln – so zum Beispiel die COVID-19-Pandemie.
Bestens vorbereitet auf unvorhersehbare Ereignisse
Corona hat die Luftfahrtbranche hart getroffen. „Ohne die Workforce Management Software (WFM) der EPG hätten wir in der Krise nicht so kurzfristig auf sich ändernde Gegebenheiten reagieren können“, sagt Martin Paintner, Director Quality, Processes and Project Steering bei AHS. „Wir waren aufgrund der Software in der Lage, Szenarien sofort anzupassen und auch eine Null-Dienstplanung war sehr schnell realisierbar. Jetzt, während der Run-up-Phase, hilft uns das Tool, alles sehr flexibel wieder aufzubauen, Flugpläne anzupassen und das entsprechende Personal zu organisieren.“
Workforce-Management-System bringt Ordnung in den Flughafenbetrieb
Den Überblick im täglichen Flughafengeschehen zu behalten, ist auch in Nicht-Pandemie-Zeiten komplex. Vor der Einführung von WFM musste AHS jährlich mehr als 360.000 Flüge an über zehn Standorten inklusive aller dazugehörigen Tätigkeiten und Aufgaben mittels Tabellenkalkulation planen. Die Mitarbeiter erhielten handgeschriebene Dienstpläne. Es gab kein zentrales Tool und jede Abteilung an allen Standorten wurde separat betrachtet. Das machte nicht nur die Planung äußerst schwierig, sondern auch den gesamten Prozess sehr unflexibel. AHS plant aufgabenorientiert, d.h. es gibt keine festen Schichten und keine Qualifikationsplanung. So sichert sich der Dienstleister maximale Flexibilität im sehr volatilen Fluggeschäft. Die Suche nach einem Lösungsanbieter, der den gesamten Anforderungskatalog und das notwendige Qualitätsmanagement erfüllt, gestaltete sich äußerst schwierig. „Die Entscheidung für eine Zusammenarbeit fiel letztendlich aufgrund strategischer Eckpunkte“, sagt Martin Paintner. „Die WFM-Lösung ergänzt auch das Aviation-Portfolio des Unternehmens perfekt, so dass wir das System in enger, partnerschaftlicher Zusammenarbeit gemeinsam entsprechend unseren Anforderungen angepasst und entwickelt haben“, sagt Martin Paintner. „Bis heute ist daraus eine strategische Vertriebspartnerschaft entstanden.“
All-in-one-Software: Planung, Dispatch, Auswertung
WFM ist bei AHS mittlerweile das zentrale Tool im Unternehmen. Das System steuert alle Abläufe innerhalb der Personalplanung, übernimmt die Schicht- und Dienstplanung, koordiniert Fehl- und Urlaubszeiten der Mitarbeiter und reagiert auf unvorhergesehene Situationen sehr flexibel. Darüber hinaus ist AHS jetzt in der Lage, auf Basis der anfallenden und gesammelten Daten auch für die Mitarbeiter eine bessere Planung zu gewährleisten. Alle Service-Level-Agreements sind in WFM hinterlegt und wurden vorab definiert. Auch die Prozessschritte sind im System abgebildet und können so jederzeit vom Kunden nachvollzogen werden. Somit bildet WFM auch eine Grundlage für die Kundenkommunikation. Das integrierte BI-Tool Pentao liefert Effizienzreports, die letztendlich einen Überblick über sämtliche Vorgänge innerhalb der Mitarbeitereinsatzplanung geben.
Gesteigerte Mitarbeitermotivation durch Self-Service-Funktion
Die Mitarbeiter werden von WFM direkt in die Dienstplanung mit einbezogen. Über den Turn Around Manager (TAM), die integrierte Mitarbeiter-App, werden die Aufgaben des Tages digital zur Verfügung gestellt. Durch die Annahme und den Start einer Aufgabe hat der Disponent darüber hinaus die volle Transparenz bezüglich des Abfertigungsprozesses und kann bei Bedarf direkt eingreifen. Bei Verschiebungen im Tagesflugplan können Aufgaben somit einfach verschoben werden. Auch Warnungen beispielsweise bei Engpässen werden im Bedarfsfall automatisch vom System ausgelöst. Urlaubs- und Schichtanfragen stellt der Mitarbeiter über die mobile Applikation WFM PRO (Personal Request Organizer). „Die Motivation unserer Mitarbeiter ist durch diese Self-Service-Funktion deutlich gestiegen“, sagt Martin Paintner. „Wir können qualitativ viel hochwertigere Dienstpläne erstellen und diese exakt an den Bedürfnissen der einzelnen Kollegen ausrichten. Unsere Mitarbeiter sind begeistert von der State-of-the-Art-Lösung.“ Ein weiterer Vorteil: Fehlzeiten lassen sich einfach verwalten und spezielle Anfragen können die Mitarbeiter über WFM PRO orts- und zeitunabhängig stellen. Darüber hinaus enthält die App auch einen Gesamtüberblick über alle sonstigen anstehenden Aufgaben, wie beispielsweise geplante Trainings.
Mehr Leistungen erfassen, mehr Umsatz generieren
WFM weiß im Prozess genau, welche Leistungen an den Kunden abgerechnet werden können und entsprechend auch welche Leistungen vom Mitarbeiter erfasst werden müssen. Die hinterlegten Verträge sind die Basis dafür. Auf dieser Grundlage führt WFM die AHS-Kollegen durch die einzelnen Aufgaben.
„Ohne WFM läuft bei uns nichts mehr. Die Lösung ersetzt die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Erstellung von Personal- und Schichtplänen. Und das sowohl auf Tagesbasis als auch in der Planungsübersicht für einzelne Monate. WFM ist zum zentralen Tool für uns geworden“, resümiert Martin Paintner.
